Forretningsorden for skolebestyrelsen på Herningvej Skole
forretningsorden for herningvej skole - version 15.docx
- Formål
Forretningsordenen for Herningvej Skole bygger oven på styrelsesvedtægten for Aalborg kommune. Forretningsordenen og skolens værdigrundlag
De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer får umiddelbart efter valg præsenteret budget, seneste årsregnskab, forretningsorden, gældende principper, skolens målpil og skolens værdigrundlag af skolens ledelse.
Nyvalgte bestyrelsesmedlemmer som ikke har siddet i skolebestyrelse før, får fastsat dato for den indførsel som skønnes nødvendig, for at kunne udføre tillidshvervet.
Bestyrelsesvalgte medlemmer mødes så ofte som formanden beslutter eller når mindst en tredjedel af bestyrelsens medlemmer ønsker det. Et sådant ønske skal fremsættes med angivelse af, hvilke(t) punkt(er) der ønskes behandlet på mødet.
Møder planlægges af bestyrelsen for et skoleår ad gangen umiddelbart efter sidste bestyrelsesmøde inden sommerferien. Mødedatoer meldes ud til alle medlemmer og offentliggøres til forældrekredsen via skolens hjemmeside.
Hvert år skal følgende møder afholdes i forbindelse med eller ud over bestyrelsesmøderne:
- 1 møde med skolens forældre
- 1 møde med kontaktgrupperne
- 1 møde med elevråd
Hvert år har skolebestyrelsen desuden mulighed for at afholde 2 temamøder.
I slutningen af skoleåret afslutter skolebestyrelsen med godkendelse af årshjulet for det kommende skoleår, med undtagelse for valgår hvor årshjul godkendes i starten af skoleåret.
Det forventes at bestyrelsesmedlemmerne deltager i alle møder.
- Medarbejderrepræsentanter melder afbud til skolelederen minimum dagen før et møde
- Forældrerepræsentanter melder afbud til formanden minimum dagen før et møde
- Elevrepræsentanter melder afbud til elevrådsformanden minimum dagen før et møde
- Ved afbud indkalder næstformanden suppleanter til mødet
Skolens leder og dennes stedfortræder samt lederen af skolefritidsordningen (DUS) deltager i skolebestyrelsens møder - uden stemmeret.
Medarbejderrepræsentanter der deltager i bestyrelsesmøder vælges af personalegruppen. Eksterne repræsentanter udpeges af skoleleder og bestyrelsesmedlemmer. Elevrådsrepræsentanter udpeges af elevrådet.
Suppleanter deltager på 2 af møderne om året.
Dagsorden for ordinære bestyrelsesmøder udarbejdes af formanden og skoleleder, og udsendes minimum 7 dage inden mødets afholdelse. Forslag til dagsorden skal fremsendes til formand eller skoleleder mindst 10 dage inden mødets afholdelse. Dagsordener fremsendes ligeledes til suppleanter til orientering. Referater findes på skolens hjemmeside.
På alle møder skal følgende punkter altid indgå på mødets dagsorden:
- Skoleleder informerer om skolens hverdag/drift (herunder opfølgning på skoleudvikling, regnskab og budget, hvor aktuelt).
- Nyt fra udvalg (repræsentanter)
- Punkter til beslutning (disse skal fremgå af dagsordenen)
- Punkter i forhold til årshjul
- Punkter fra Forældregruppen
- Eventuelt
- Godkendelse af referat
Skolen har valgt at være en del af organisationen ”Skole og forældre”, og har gennem indmeldelse forpligtet sig til at følge vedtægterne for ”Skole og Forældre”. Ud over betaling af kontingent omfatter dette, at der skal udpeges 2 delegerede forældrebestyrelsesmedlemmer, som skal være ”Skole og Forældre” i hænde senest 30. september hvert år. Det delegerede medlem vælges blandt forældrerepræsentanterne, og resten af skolebestyrelsen ikke har stemmeret.
Formanden – og i dennes fravær, næstformanden – leder møder og afstemninger og drager omsorg for, at beslutninger indføres i et beslutningsreferat. Ethvert medlem er på mødet berettiget til at få sit synspunkt indført i beslutningsreferatet. Beslutningsreferatet skal til en hver tid være tilgængelig for bestyrelsen. Referent for et bestyrelsesmøde er viceskolelederen. Referat godkendes som sidste punkt på bestyrelsesmødet, og lægges på skolens hjemmeside umiddelbart efter mødet er slut.
Det forventes, at bestyrelsesmedlemmer ved indtrædelse i bestyrelsen er indstillet på, at bestyrelsesarbejdet er forpligtende, og at man som bestyrelsesmedlem derfor er i stand til at bruge den fornødne tid, der skal til for at løse bestyrelsesopgaverne forsvarligt. Det forventes, at tildelte opgaver, som dokumenteres i referaterne, udføres af de enkelte bestyrelsesmedlemmer som aftalt på bestyrelsesmøderne, og at medlemmerne straks orienterer formanden, såfremt opgavedeltagelsen forsinkes eller ikke kan gennemføres. Formanden er i så tilfælde ansvarlig for at sikre opgavens udførsel ved for eksempel at overdrage opgaven til et andet bestyrelsesmedlem.
Alle bestyrelsesmedlemmer varetager skolens samlede interesser, og alle skal have sig dette for øje, også selvom beslutninger måtte stride imod medlemmets personlige interesser.
Bestyrelsesmedlemmer skal i deres virke altid have skolens værdigrundlag for øje og må ikke træffe beslutninger der direkte strider imod dette.
Næstformanden har til ansvar at håndtere hørringsvar, således tidsfrister er overholdt og sikre forsvarlig behandling i skolebestyrelsen.
Skolens leder har ansvaret for at udarbejde forslag til principper i samarbejde med skolebestyrelsen, facilitere godkendelse af disse, samt koble dem sammen med skolens målpil. Målpilen skal til en hver tid være opdateret og tilgængelig for bestyrelsesmedlemmerne.
Hvis et skolebestyrelsesmedlem ønsker at udtræde eller søge orlov fra skolebestyrelsen, skal dette ske digitalt til Cecilie Ellebæk Thomsen - cet-skole@aalborg.dk, som godkender orlov eller udtrædelse på vegne af skolechefen og kopierer skolelederen på mailen. I mailen skrives navn, skole og dato for udtræden. Begrundelse er ikke nødvendig.
Efter medlems udtræden peger skolebestyrelsen på den stedfortræder, som skal træde i stedet for det medlem der udtræder. Findes der ingen suppleant afholdes suppleringsvalg hvor stedfortræderen findes for resten af valgperioden.
Bestyrelsesmedlemmer må ikke modtage honorarer eller lignende for arbejdet, men det gældende krav til forældreengagement godskrives ved aktiv deltagelse i bestyrelsesarbejdet. Der ydes konkret godtgørelse for kørselsgodtgørelse efter statens takster. Godtgørelse opgives til skattevæsnet.
Efter beslutning i bestyrelsen eller i henhold til budget kan skolen betale for uddannelseskurser, introduktionsmøder, m.v. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af skolelederen og refunderes.
Når man har et offentligt hverv, er man omfattet af straffelovens regler om tavshedspligt. Det betyder, at man ikke må videregive oplysninger om privatlivets fred, personlige og følsomme oplysninger om personale, elever eller forældre, som man får kendskab til under arbejdet i skolebestyrelsen. Som eksempel kan nævnes: oplysninger om en persons religiøse, seksuelle, politiske, helbredsmæssige, økonomiske, familiemæssige, sociale eller strafbare forhold.
Bestyrelsens medlemmer og suppleanter er omfattet af forvaltningslovens regler om habilitet.
Reglerne om inhabilitet gælder for skolebestyrelsesmedlemmer i ansættelsessager. Her kan bestyrelsesmedlemmer være inhabile i forhold til ansøgere. Bestyrelsesmedlemmer er forpligtet til selv at gøre opmærksom på inhabilitet.
Bestyrelsesmedlemmer er således ikke inhabile i forvaltningsretlig forstand, når skolebestyrelsen behandler sager som eksempelvis klassesammenlægning, trivselsproblemer i en klasse eller lignende, som vedrører den klasse, ens eget barn går i.
Uagtet af at man ikke er inhabil i forvaltningsretlig forstand, bør hvert bestyrelsesmedlem overveje, om det vil være hensigtsmæssigt for det videre samarbejde med videre, at man undlader at sidde med ved bordet i en konkret drøftelse.
Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af problemstillinger vedrørende skolens hverdag, skal henvise til det pædagogiske personale eller til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om relevant eller presserende problemstillinger.
Enkeltsager eller navns nævnelse, der vedrører forældre eller børn, skal undgås på bestyrelsesmøder. Hvis en enkeltsag er uundgåelig at behandle på et bestyrelsesmøde, skal denne anonymiseres.
Henvendelser fra forældre skal fremsendes skriftligt til bestyrelsesformanden og følge skolens kommunikations- og mediestrategi
Skoleleder, bestyrelsesformand og næstformand har bemyndigelse til at sende høringssvar i forbindelse med skolebestyrelsesmøderne.
Hvis det bliver aktuelt og der hvor ledelsen finder det nødvendigt, kan ledelsen opfordre skolebestyrelsen i at deltage i fællesmøde med personale. Formålet med sådan et møde skal være klart og udmeldes inden mødet finder sted.
De ansatte kan gennem medarbejderrepræsentanterne udtale sig om alle punkter på bestyrelsesmødets dagsorden, hvor repræsentanten deltager. Medarbejderrepræsentanterne har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også forhold til kollegaer. Servicepersonalet er repræsenteret gennem medarbejderrepræsentanterne, som også varetager servicepersonalets interesser.
Udenfor bestyrelsesmøderne skal al kommunikation fra personale til bestyrelse gå gennem skoleleder. I særlige tilfælde eller ved inddragelse af faglige organisationer, kan formanden og tillidsrepræsentanten aftale andet.
Skolelederen ansættes af skolechefen. Skolebestyrelsen skal i henhold til folkeskoleloven afgive udtalelse til kommunalbestyrelsen
Skolens leder er ansvarlig for den administrative og pædagogiske ledelse over for skolebestyrelsen i henhold til
Skolens leder træffer beslutninger i henhold til
Skolens leder udarbejder forslag til timefordelingsplan, principper og budgetter til skolebestyrelsen i henhold til
Skolens leder er ansvarlig for skolens daglige drift, budgettets overholdelse og regnskabsføring og skal løbende holde bestyrelsen orienteret herom. Den daglige drift, budget og regnskabsføring skal ske under iagttagelse af gældende lovgivning og nedennævnte regler
Skoleledelsen udfører arbejdet vedr. indskrivning og udskrivning af elever, og er i den forbindelse ansvarlig for overholdelse af den til en hver tid vedtagne procedure vedr. optagelse og indskrivning. Bestyrelsen skal påse, at procedurerne virker efter hensigten.
- Samarbejde med skolens elever (SV §19)
Skolens elever er repræsenteret gennem elevrådets repræsentanter, som deltager på bestyrelsesmøderne. Elevrådet inklusiv repræsentanter indkaldes 1 gang årligt og når det måtte være nødvendigt til et fællesmøde med skolebestyrelsen. Elevrådet har et fast punkt på dagsordenen på de ordinære bestyrelsesmøder.[CN9]
Skolebestyrelsen kan indstille punkter, som de ønsker til skolernes Skolebestyrelsernes fællesråd / SFR
Det er muligt at nedsætte udvalg til behandling af emner fra bestyrelsesmøderne. Det kan eksempelvis dreje sig om udvalg, der skal arbejde med skolens principper eller målpil.
Efter folkeskolelovens § 40, stk. 6 og § 44, stk.7 skal skolebestyrelsen afgive udtalelse til kommunalbestyrelsen om ansættelse af ledere, lærere og pædagoger ved skolen. I praksis er det skolelederen eller den kommunale skolechef, man afgiver udtalelse til.
Skolebestyrelsens rolle i ansættelsesudvalget er at varetage hele skolens interesser. Her er det vigtigt at ansættelsesudvalget består af alle synsvinkler der er vigtig for ansættelsen. Som skolebestyrelse er det vigtigt at forældrenes og elevernes synsvinkel er dækket, hvilket sikres ved deltagelse af mindst en forældrevalgt skolebestyrelsesrepræsentant i ansættelsesudvalget.
Det er skolens daglige ledelse der vurderer, om ansøgernes faglige kvalifikationer er på plads.
Det er skolebestyrelsens ansvar at sikre der findes ”procedure ved ansættelse af en leder på skolen” samt ”procedure ved ansættelse af en lærer eller pædagog”
- Deltagelse i forældrerådsmøder
- Ikrafttræden og ændringer
Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til §13 i Aalborg kommunes styrelsesvedtægt. Enhver ændring eller tilføjelse skal behandles og godkendes på 2 efter hinanden følgende ordinære bestyrelsesmøder.
Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning m.v. samt gældende styringsvedtægt og folkeskolelov, da den juridisk er en udvidelse af styringsvedtægtens bestemmelser. Ved vedtægtsændringer skal forretningsordenen om nødvendig justeres. Justeringen foretages senest ved ministeriets godkendelse af nye vedtægter.
Revideret og fremlagt på bestyrelsesmøde den 17. august 2021.